Rok 2005

 

Procedury wykonawcze, kontrolne i odpowiedzialności
w zakresie projektów realizowanych
z udziałem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej

 

§ 1. Podstawy prawne
1. Instrukcje opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie projektów realizowanych przez Gminę Skąpe z udziałem funduszy europejskich, a w szczególności:
1) ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.),
2) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.),
3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), zwanej dalej UPZP,
4) ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. z 2003r. Nr 207, poz. 2016 z późn. zm.), zwanej dalej prawem budowlanym,
5) Rozporządzenie Rady nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 roku ustanawiające przepisy w sprawie funduszy strukturalnych,
6) Rozporządzenie Rady nr 438/2004 z dnia 2 marca 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad wdrażania rozporządzenia 1260/1999 w zakresie dotyczącym procedury dokonywania korekt finansowych pomocy przyznawanej w ramach funduszy strukturalnych,
7) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001r. Nr 153, poz. 1752 z późn. zm.),
8) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 209, poz. 2132 z późn. zm.).

§ 2. Proces pozyskiwania środków
1. Za czynności związane z procesem pozyskiwania środków odpowiedzialny jest pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds rozwoju lokalnego i promocji gminy, do którego należy:
1) pozyskiwanie informacji o dostępnych funduszach pomocowych UE,
2) wybór funduszu i priorytetu zgodnego z realizacją zamierzonego projektu,
3) pozyskiwanie informacji niezbędnych do spełnienia kryteriów wymaganych priorytetami funduszu,
4) kompletowanie dokumentacji wymaganej w procesie pozyskiwania środków,
5) wypełnianie i składanie wniosków aplikacyjnych wymaganych przez fundusze,
6) doprowadzenie do podpisania umowy na realizację projektów zgodnie
z wymaganiami instytucji zarządzających funduszem.

§ 3. Przygotowanie dokumentacji technicznej
1. Za prawidłową realizację czynności związanych z przygotowaniem dokumentacji technicznej odpowiedzialność ponoszą pracownicy Referatu ds. Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa, Środowiska i Zamówień Publicznych, do których należy:
1) postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z UPZP,
2) wyłonienie wykonawcy projektu budowlanego zgodnie z UPZP,
3) przygotowanie umowy cywilno-prawnej określającej zakres, termin i warunki opracowania dokumentacji technicznej.
4) wydanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego zgodnie z ustawą z 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 z późn. zm.).
5) uzyskanie pozwolenia na budowę zgodnie z prawem budowlanym.
6) przekazanie dokumentacji technicznej zgodnie z umową.
7) wydanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego zgodnie z ustawą z 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 z późn. zm.).

§ 4. Wyłonienie wykonawcy i wybór inspektora nadzoru inwestorskiego
1. Czynności związane z wyłonieniem wykonawcy i wyborem inspektora nadzoru inwestorskiego wykonują pracownicy Referatu Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa, Środowiska i Zamówień Publicznych. Czynności powyższe dokonywane są w trybie zamówień publicznych, zgodnie z UPZP i obejmują:
1) ustalenie wartości zamówienia,
2) określenie trybu zamówienia,
3) sporządzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
4) wszczęcie postępowania,
5) postępowanie o udzielenie zamówienia,
6) wybór najkorzystniejszej oferty,
7) sporządzenie dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia,
8) powiadomienie uczestników postępowania o wyborze najkorzystniejszej oferty,
9) wyznaczenie terminu i miejsca zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
10) przygotowanie umowy cywilno-prawnej o pełnienie obowiązków o pełnienie inspektora nadzoru zgodnie z prawem budowlanym.

§ 5. Przebieg wykonania projektu
1. Odpowiedzialność za prawidłowy przebieg wykonania poszczególnych projektów ponoszą pracownicy Referatu ds. Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa, Środowiska i Zamówień Publicznych na stanowiskach merytorycznie związanych z realizowanym projektem, wykonujący następujące czynności:
1) protokolarne przekazanie placu budowy wykonawcy na zasadach i terminach określonych w umowie oraz protokole, po podpisaniu umowy cywilno-prawnej,
2) zgłoszenie do właściwego organu rozpoczęcia robót budowlanych zgodnie z prawem budowlanym,
3) prowadzenie stałego nadzoru nad realizowanym zamówieniem zgodnie
z projektem budowlanym,
4) odbiór robót (częściowy lub końcowy) wraz z podpisaniem protokołu zgodnie z umową zawartą z wykonawcą,
5) monitoring i sprawozdawczość z przebiegu realizacji zadania.

§ 6. Dokumentowanie transakcji objętych projektem
1. Wykonanie prac i odbiór urządzeń dokumentowane jest fakturami lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej, zgodnie z art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.
2. Wójt Gminy niezwłocznie dokonuje dekretacji faktur i rachunków, które wpłynęły do Urzędu dla merytorycznych referatów i przekazuje te dokumenty do Sekretariatu celem zaewidencjonowania przez pracownika Sekretariatu rachunków wg dekretacji.
3. Właściwi Kierownicy niezwłocznie odbierają faktury i rachunki, dokonują kontroli pod względem merytorycznym poprzez dokonanie opisu na odwrocie faktury stwierdzającego wykonanie prac zgodnie z umową potwierdzają własnoręcznym podpisem.
4. W przypadku rozbieżności stanu faktycznego z rzeczywistym pracownik merytoryczny zwraca taki dokument wystawcy (bez opisu) i odrębnym pismem uzasadnia przyczyny zwrotu. Prawidłowo wystawione dokumenty pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację danego projektu, po dołączeniu komisyjnego protokołu odbioru, ewentualnie innych wymaganych załączników, przekazuje niezwłocznie do Skarbnika, lub upoważnionego przez Skarbnika pracownika referatu FB do dokonania kontroli formalno-rachunkowej przedkładanych faktur i rachunków.

§ 7. Sposób ujęcia transakcji w księgach rachunkowych
1. Skarbnik lub upoważniony pracownik referatu FB dokonuje kontroli formalno-rachunkowej otrzymanego dokumentu oraz zgodności z planem wydatków budżetowych, wpisując na dokumencie odpowiednią klasyfikację wydatku. Kontrolę dokumentu potwierdza własnoręcznym podpisem.
2. Skarbnik przekazuje Wójtowi dokument celem zatwierdzenie do zapłaty. Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzenia dokumentu do zapłaty stanowi załącznik do niniejszej procedury.
3. Pracownik referatu FB dokonuje dekretacji wyciągu bankowego i załączników do wyciągu i przekazuje niezwłocznie celem dokonania księgowania dokumentów księgowych w księgach rachunkowych.
4. W systemie finansowo-księgowym w Urzędzie Gminy Skąpe wyodrębnia się analitycznie księgowanie operacji dotyczące poszczególnych projektów.

§ 8. Wnioskowanie o płatność
1. Za czynności związane z opracowaniem wniosku o płatność odpowiedzialny jest pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds rozwoju lokalnego i promocji gminy, do którego należy:
1) skompletowanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia wniosku, zgodnie z umową z instytucją pośredniczącą,
2) sporządzenie i dostarczenie kompletnego wniosku o płatność pośrednią lub końcową,
3) planowanie prognozowanych wydatków oraz płatności związanych z realizacją danego projektu.

§ 9. Przechowywanie dokumentów
1. Dokumentacja techniczna projektu przechowywana jest przez pracowników Referatu ds. Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa, Środowiska i Zamówień Publicznych na stanowiskach merytorycznie odpowiedzialnych za realizację danego projektu.
2. Dokumentacja prawna i księgowa (oryginały) przechowywana jest przez pracowników Referatu ds. Finansów i Budżetu w odrębnych segregatorach dla każdego projektu w zamkniętych szafach, bez możliwości dostępu osób nieuprawnionych.
3. Dokumentację przechowuje się przez okres wskazany w umowie z Instytucją Pośredniczącą oraz obowiązującymi przepisami prawnymi.
4. Obowiązuje zasada łatwego wyszukiwania dokumentu poprzez widoczne i trwałe oznakowanie segregatora, w którym się znajduje.

§ 10. Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentu do zapłaty
i wzory ich podpisów.

1. Osobami upoważnionymi do dysponowania- podpisywania dyspozycji pieniężnych w obrocie gotówkowym i bezgotówkowym są:
1) z ramienia kierownika jednostki:

 

2) z ramienia głównego księgowego:

z-ca Głównego księgowego: Magdalena Wilczyńska

………………………………… (podpis)

§ 11. Zobowiązuję pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z wyżej wymienioną instrukcją i przestrzeganiem w pełni zawartych w niej postanowień.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Wójt

/-/ Zbigniew Woch